5 december 2022

Renseigneringsplicht voor betalingen aan toezichthouders

De Belastingdienst moet in januari 2023 worden geïnformeerd over de honorering die toezichthouders in 2022 hebben genoten.

Wanneer zorg- en welzijnsorganisaties in het verleden betalingen deden aan derden dan hadden zij de keuze om daarvan opgave doen aan de Belastingdienst via een zogeheten ‘IB-47’-formulier. Dit proces wordt per 2022 deels vervangen door een nieuwe ‘renseigneringsverplichting’. Een wijziging die organisaties voortaan dwingt om de Belastingdienst bepaalde informatie te verstrekken. Over het belang van deze wijziging voor zorg- en welzijnsinstellingen en de diverse aandachtspunten daarbij (ook voor de toezichthouders) gaat deze bijdrage.

Renseigneringsverplichting

De gegevens die veel zorg- en welzijnsorganisaties aan de Belastingdienst moeten verstrekken zijn met ingang van 2022 uitgebreid. Praktisch echter gaat de verplichting tot renseignering van de Belastingdienst met deze informatie pas plaatsvinden in januari 2023.

De (verplichte) gegevensverstrekking aan de Belastingdienst ten aanzien van betalingen aan derden zijn uitgebreid ten opzichte van de jaren voor 2022. De vragen wat ‘betalingen aan derden’ en de gemoeide verplichtingen inhouden, laten zich in de praktijk soms lastig beantwoorden of bevatten enkele opvallende aspecten.

Het doel van de renseigneringsverplichting bestaat er in dat de Belastingdienst daarmee kan controleren dat de (vooraf ingevulde) aangifte inkomstenbelasting de juiste informatie bevat en genoten inkomen ook in de heffing wordt betrokken. Om de door organisaties aan te leveren informatie effectief ook te kunnen koppelen aan een individu heeft de Belastingdienst van die persoon het burgerservice-nummer (‘BSN’) nodig. In het proces van de vrijwillige jaarlijkse opgave aan de Belastingdienst van ‘betalingen aan derden’ zoals die plaatsvonden tot 2022, via een zogeheten IB-47-formulier, bleek geen wettelijke basis te bestaan voor het vermelden van het
BSN-nummer. En dat is uiteraard niet ‘AVG-proof’, waarmee aanleiding temeer bestond om tot wijziging van de regelgeving te komen.

Om te voorzien in de vereiste wettelijke basis is per 2022 het Uitvoeringsbesluit inkomstenbelasting 2001 gewijzigd. In artikel 22a van die regeling is de bestaande periodieke renseignering en verstrekking van inlichtingen uit het IB-47-formulier uitgebreid met een nieuwe verplichting.

Deze verplichting geldt kortgezegd voor twee groepen administratieplichtigen:

• inhoudingsplichtige werkgevers, en
• collectieve beheersorganisaties (hier ga ik in deze bijdrage verder niet in).

Als werkgever zullen de meeste zorg- en welzijnsinstellingen reeds een salarisadministratie voeren. De wetgever heeft gemeend dat de verwerking van BSN-nummers dus aan deze organisaties wel kan worden toevertrouwd en dat de nieuwe verplichting voor hen nauwelijks een extra administratieve last zal vormen.

De nieuwe verplichting geldt niet enkel voor inhoudingsplichtigen in de zin van de Wet op de loonbelasting 1964 die betalingen doen aan een natuurlijk persoon voor werkzaamheden die zijn verricht aan de inhoudingsplichtige. De verplichting geldt ook voor betalingen aan natuurlijke personen die de inhoudingsplichtige doet voor werkzaamheden die zijn verricht voor een met de inhoudingsplichtige verbonden vennootschap.

Binnen een groep van rechtspersonen die bijvoorbeeld bestaat uit stichtingen en besloten vennootschappen kan aldus een inhoudingsplichtige stichting gehouden zijn de renseigneringsverplichting ook in te kleden voor kwalificerende betalingen voor werkzaamheden ten behoeve van een niet inhoudingsplichtige dochtervennootschap. Bestaat een groep louter uit inhoudingsplichtige (en/of niet-inhoudingsplichtige) stichtingen dan is van deze uitbreidingsfictie en verbondenheid opvallend genoeg geen sprake. Ook toepassing van de ‘concernregeling’ voor werkkostenregeling of formele rangschikking als ‘samenwerkende groep inhoudingsplichtigen’ is dus niet van belang.

Voor nagenoeg alle zorg- en welzijnsinstellingen zal de nieuwe verplichting dus gelden, wanneer zij betalingen doen aan natuurlijke personen die betrekking hebben op werkzaamheden ten behoeve van de organisatie. Niet uitgesloten lijkt echter dat bepaalde betalingen plaatsvinden aan een natuurlijke persoon die zien op werkzaamheden verricht aan een niet-inhoudingsplichtige stichting.

Wanneer een toezichthouder betaling(en) geniet voor zijn toezicht op zo’n stichting, dan lijkt het pleitbaar dat deze stichting daaromtrent niet verplicht is om de Belastingdienst te renseigneren. In zoverre de toezichthouder betaling(en) geniet die zien op werkzaamheden voor een inhoudingsplichtige stichting geldt de renseigneringsplicht uiteraard wel. Omdat dat laatste allicht de meest voorkomende situatie beschrijft, zal de Belastingdienst gebruikelijk tijdig beschikken over de informatie die benodigd is voor de heffing van inkomstenbelasting van de toezichthouder. De zorg- of welzijnsinstelling zal de Belastingdienst tijdig en volledig moeten renseigneren, op straffe van een geldboete.

Welke betalingen vallen onder de renseigneringsverplichting

Als opgemerkt heeft de renseigneringsverplichting betrekking op betalingen aan natuurlijke personen. Het betreft betalingen die bij hen naar verwachting tot belastbare inkomsten zullen leiden (doorgaans uit de bron ‘resultaat uit overige werkzaamheden’, dus geen ‘loon’ of ‘winst uit onderneming’). De nieuwe verplichting sluit daarom ook uitdrukkelijk bepaalde betalingen uit.

De nieuwe renseigneringsverplichting kent in dit kader drie uitzonderingen, te weten betalingen aan natuurlijke personen die de (inhoudingsplichtige) zorg- of welzijnsinstelling:

1. reeds periodiek op grond van de wet doorgeeft aan de Belastingdienst via de reguliere loonaangifte;
2. doet aan vrijwilligers die voldoen aan de zogeheten ‘vrijwilligersregeling’, en
3. doet voor werkzaamheden waarvoor door de natuurlijke persoon aan de instelling een kwalificerende factuur werd uitgereikt.

De uitzondering onder punt één komt logisch voor gezien het doel van de verplichting. De Belastingdienst heeft immers via de loonaangifte reeds kennis van de betalingen die in hoofdzaak werknemers (en/of artiesten en/of beroepssporters) in (fictieve) loondienst genieten en zou daarmee in staat moeten zijn om heffing van inkomstenbelasting afdoende te borgen. Heeft een toezichthouder samen met de zorg- of welzijnsinstelling gekozen voor ‘opting-in’ en geniet deze derhalve diens honorering onder inhouding van loonheffingen, dan zijn deze betalingen van de renseigneringsverplichting uitgezonderd.

De uitzondering onder punt twee ziet op betalingen aan vrijwilligers die blijven binnen de voorwaarden en grenzen gesteld in de zogeheten ‘vrijwilligersregeling’. Geniet een toezichthouder zijn honorering binnen deze praktisch zeer beperkte voorwaarden, dan kan ook deze uitzondering gelden. Worden de voorwaarden aan de vrijwilligersregeling overschreden, bijvoorbeeld doordat de toezichthouder bepaalde kosten op declaratiebasis krijgt vergoed, dan kan deze uitzondering op de renseigneringsverplichting niet langer gelden.

De derde uitzonderingsgrond is voor mij de meest opvallende, aangezien deze een (onbedoelde?) wijziging betreft ten opzicht van de uitzondering die eerder gold in het IB-47-formulier, voorheen bedoeld voor het doen van opgave aan de Belastingdienst van uitbetalingen aan derden.

Deze uitzondering vereist namelijk een direct verband tot de uitreiking van een factuur in de zin van de Wet op de omzetbelasting 1968. De vermelding op die factuur van btw is daarbij een vereiste. Het op de factuur toegepaste btw-tarief (0%, 9% of 21%) is daarbij niet relevant, slechts dat op de factuur btw staat vermeld. Dat kunnen ook de wat meer bijzondere situaties betreffen waarin btw is ‘verlegd’ naar de zorg- of welzijnsinstelling als afnemer, en gevallen waarin bijvoorbeeld de marge- of reisbureauregeling van toepassing is. Daarmee geldt de uitzondering echter uitdrukkelijk niet voor betalingen aan een natuurlijk persoon die of weliswaar een factuur heeft uitgereikt maar daarop géén btw vermeldt of helemaal geen factuur heeft uitgereikt.

In de sectoren zorg- en welzijn kunnen naar mijn ervaring uiteenlopende redenen bestaan om op een factuur geen btw te vermelden. Bijvoorbeeld omdat de gemoeide dienstverlening is vrijgesteld van btw (kleine ondernemersregeling, vrijstellingen voor kwalificerende zorg- of onderwijsdiensten, et cetera) of omdat de werkzaamheden niet plaatsvinden in het economisch verkeer. Laatstgenoemde situatie zal voor veel toezichthouders van zorg- en welzijnsinstellingen aan de orde zijn in 2022, nu voor hen uit jurisprudentie en beleidsbesluiten gebruikelijk volgt dat van btw-ondernemerschap niet langer sprake is.

De uitzonderingsgrond zal daarmee niet kunnen gelden voor het merendeel van de betalingen aan toezichthouders van zorg- en welzijnsinstellingen.

Oude IB-47 geldt ook nog altijd

Hoewel aan het gebruik van het oude IB-47-formulier vanuit AVG-optiek diverse nadelen kleven, vervangt de nieuwe renseigneringsplicht dit oude proces niet geheel. Dit formulier – zonder uitvraag van BSN-nummer – blijft vooralsnog bestaan, ook in 2023, voor betalingen aan derden die niet onder de nieuwe renseigneringsverplichting vallen. Het is uiteindelijk wel de bedoeling van de wetgever om waar mogelijk en gewenst de nieuwe verplichting uit te breiden en daarmee het oude
IB-47-formulier verder in te perken.

Voor gebruik van dit IB-47-formulier kunnen diverse redenen bestaan, bijvoorbeeld omdat een stichting niet inhoudingsplichtig is maar wel betalingen aan derden doet waarvan zij de Belastingdienst in kennis wil stellen opdat naheffingsrisico’s bij een looncontrole beperkt blijven.

Aandachtspunten

Het is in de praktijk voor de meeste zorg- en welzijnsinstellingen van belang om het proces, gemoeid met de nieuwe verplichting renseignering en/of het gebruik van het bekende IB-47-formulier, tijdig in te richten. Voor het eerst tussen 1 januari 2023 en 31 januari 2023 zal immers opgaaf moeten worden gedaan.

Dat betekent dat de vereiste informatie bij de instelling dus tijdig en volledig beschikbaar moet zijn. Per 1 februari 2023 kan al niet meer worden voldaan aan de renseigneringsverplichting, mocht bepaalde informatie pas na januari 2023 beschikbaar komen. Aan het proces van de (vooraf ingevulde) aangifte inkomstenbelasting 2022 kan anders praktisch niet tijdig door de Belastingdienst inhoud worden gegeven. Renseignering over het jaar 2023 zal uiterlijk in januari 2024 moeten plaatsvinden, maar zal – anders dan in 2022 – in 2023 voortaan ook gedurende het hele jaar kunnen worden gedaan (zodra dergelijke betalingen hebben plaatsgevonden bijvoorbeeld). Over 2022 bestaat deze mogelijk niet en zal de informatie derhalve moeten worden opgespaard en eenmalig in januari 2023 moeten worden doorgegeven aan de Belastingdienst.

De informatie die zorg- en welzijnsinstellingen tijdig over geheel 2022 zullen moeten verzamelen en verwerken betreft:

• het BSN-nummer van de natuurlijke personen waaraan in 2022 betalingen plaatsvinden. Daaronder bevinden zich dus toezichthouders en commissarissen (wanneer zij althans niet voor ‘opting-in’ hebben gekozen), maar ook bijvoorbeeld leden van allerhande commissies (denk aan cliëntenraden), proefpersonen of vrijwilligers die niet voldoen aan de voornoemde vrijwilligersregeling, (incidenteel) ingehuurde sprekers of docenten;
• de naam en adresgegevens van deze natuurlijke personen;
• de geboortedatum van deze natuurlijke personen;
• de bedragen die gedurende het jaar (2022) zijn uitbetaald (dus inclusief ook eventuele kostenvergoedingen).

Uit de handleiding ‘Gegevensaanlevering van Uitbetaalde Bedragen aan Derden’, zoals de Belastingdienst deze sinds 30 mei dit jaar digitaal beschikbaar stelt, blijkt dat de Belastingdienst als kwalificerende betalingen ook aanmerkt ‘beloningen in natura’ aan natuurlijke personen verstrekt. Van dergelijke beloningen dient naar de mening van de Belastingdienst dan opgave te worden gedaan naar de waarde daarvan in het economisch verkeer en eventueel opgeteld bij de bedragen die in geld zijn uitbetaald. (Zie in dit kader ook de blog over het interne uitkeringenregister)

Voorts geeft deze handleiding de indruk dat de Belastingdienst van ieder van de voornoemde uitbetalingen ook wenst te vernemen op welke datum deze werd gedaan. Maar een formele basis voor die eis ontbreekt in de gemoeide wet- en regelgeving, dus kan die eis mijns inziens niet worden gesteld.

Betalingen aan derden die niet onder de uitzonderingsgronden vallen kunnen ook gedaan zijn aan natuurlijke personen die in het buitenland wonen of zien op werkzaamheden die in het buitenland zijn verricht. Voor dergelijke betalingen geldt de renseigneringsverplichting ook.

Hoe informatie te verstrekken aan de Belastingdienst

De renseignering van de vereist informatie kan plaatsvinden via het gegevensportaal van de Belastingdienst of via ‘Digipoort’, beide reguliere manieren om met de Belastingdienst te communiceren. Allicht komen er ook toepassingen beschikbaar via (commerciële) softwareleveranciers/-pakketten die gebruik maken van voornoemde kanalen.

Conclusies en acties

Voor zorg- en welzijnsinstellingen is het praktisch om de administratie(s) met ingang van 2022 zodanig te hebben ingericht dat hieruit niet alleen kan worden nagegaan voor welke betalingen de renseigneringsplicht geldt, maar ook voor welke betalingen anders het beste nog de IB-47-opgave volgt.

In het algemeen geldt dus het advies om tijdig in kaart te brengen welke – niet uitgezonderde – betalingen dit jaar aan natuurlijke personen hebben plaatsgevonden én of van die personen alle aan te leveren informatie beschikbaar is. In zoverre die informatie nog ontbreekt, doet de instelling er goed aan om die informatie alsnog op meest korte termijn op te vragen bij de betrokken leverancier natuurlijke persoon. Met name het (tijdig) verkrijgen van diens BSN-nummer en geboortedatum lijkt nog een opgaaf te kunnen worden.

Daarbij is het voor menig instelling te overwegen om in (contractuele) afspraken met opdrachtnemers, natuurlijke personen, en/of de inkoopvoorwaarden van een zorg- of welzijnsinstelling voortaan een bepaling op te nemen die de opdrachtnemer ook verplicht tot het verstrekken van deze informatie aan de opdrachtgever. De instelling kan anders niet correct aan haar nieuwe fiscale verplichtingen kan voldoen en loopt dan een boeterisico.

U kunt uiteraard contact met mij opnemen bij vragen over de implicaties van deze nieuwe verplichting en/of hoe hiermee in uw situatie het beste om te gaan.

Utrecht, 17 november 2022